Como criar arquivos PDF de forma fácil

Eu já mostrei como converter arquivos PDF para outros formatos, para os casos onde este formato não é o mais adequado (para ler em e-readers, por exemplo). Mas há casos onde o formato PDF pode ser mais prático e conveniente.

Se você deseja compartilhar documentos, relatórios, apresentações/slides, e outros conteúdos, o formato PDF pode ser vantajoso para você em várias situações, como por exemplo:

• Para compartilhar conteúdos com um público que você não sabe que tipo de equipamento possui (existem leitores gratuitos e pagos de PDF disponíveis em praticamente qualquer plataforma);
• Para compartilhar conteúdos de forma a inibir a edição do conteúdo original. Existem várias ferramentas que permitem editar arquivos PDF, mas elas são mais inacessíveis ao público em geral;
• Para compartilhar conteúdos que serão impressos. O formato PDF permite que você crie um conteúdo que você sabe como sairá na impressora, permitindo assim colocar cabeçalhos, numeração de página, formatação de fonte, imagens, etc, exatamente como você quer ver impresso. E quem imprimir, obterá exatamente aquele resultado como se vê na tela do computador. Este, que é um dos grandes problemas para a leitura de arquivos PDF em e-readers, por outro lado é uma grande vantagem quando a pessoa trabalha com conteúdo que deverá ser impresso.

Portanto, em certas circunstâncias, o formato PDF pode apresentar uma vantagem em relação aos demais, por isso é importante você saber como criar arquivos neste formato.

Exemplos práticos do uso de arquivos PDF

Um exemplo prático de utilização de arquivos PDF que serve para a grande maioria das pessoas é para enviar seu Curriculum Vitae para potenciais empregadores. Conforme as vantagens acima que eu citei, você pode compartilhar o seu curriculum em formato PDF sem precisar se preocupar com qual plataforma o destinatário possui. Além disso, se você trabalhou na formatação do seu curriculum para deixá-lo elegante e sofisticado, você quer garantir que o destinatário verá o seu curriculum exatamente como você está vendo-o, e o formato PDF garante isso (inclusive se o destinatário for imprimir seu curriculum).

Outra situação na qual o formato PDF pode te ajudar é para salvar recibos e outros documentos em arquivo ao invés de imprimi-los. Pode ser que você tenha o hábito de imprimir recibos de transações que você faz na web. Ao invés de gastar papel, e complicar sua vida na hora de encontrar um destes recibos, você pode salvá-los em formato PDF e guardá-los no seu disco rígido local ou em um disco virtual. Lembre-se apenas de fazer backups destes arquivos para não perdê-los. Se eventualmente você precisar utilizar uma cópia impressa, você poderá imprimir o arquivo PDF em questão naquela ocasião.

Outro exemplo ainda é para compartilhar documentos ou relatórios com clientes. Usando o formato PDF, você não precisa se preocupar se seu cliente possui ou não um leitor daquele formato (ele possui, pode ter certeza). Além disso, você garante que ele não irá acidentalmente alterar algo do arquivo quando estiver lendo-o.

Existem inúmeros outros exemplos de situações onde o formato PDF pode ser útil e até recomendável. Eu citei estas três apenas para dar uma ideia prática das vantagens que eu citei no item anterior. Agora que você entendeu, vamos à parte prática.

Arquivos PDF no Microsoft Office, Apache Open Office e Libre Office

As suites Office (conjunto de aplicativos que oferecem editor de textos, planilhas eletrônicas e editor de slides e apresentações, dentre outras ferramentas), como os populares Microsoft Office, Apache Open Office e Libre Office (estas duas últimas são gratuitas), atualmente já oferecem a opção de salvar o arquivo no qual você está trabalhando para o formato PDF.

Isso facilita bastante, já que você pode trabalhar com o formato original editável, e quando desejar, pode simplesmente gerar a versão PDF daquele arquivo. Para isso, basta selecionar a opção de Salvar como… no menu/aba Arquivo, e escolher o formato PDF.

Arquivos PDF com o navegador Chrome

O navegador Chrome da Google também vem com a funcionalidade de salvar conteúdos em formato PDF embutida. Para isso, quando você quiser salvar uma página da web que você esteja visualizando para um arquivo PDF, basta você selecionar a opção para imprimir aquela página ou teclar CTRL + P no Windows ou CMD + P no MacOS.

Ao ver o painel de impressão, localize no lado esquerdo o botão Alterar para selecionar a impressora desejada:

Selecione na lista a opção Salvar como PDF:

Basta agora clicar no botão Salvar que o conteúdo daquela página será salvo em um arquivo PDF no diretório que você escolher:

Como criar arquivos PDF usando uma impressora virtual

Uma forma de criar arquivos PDF a partir de praticamente qualquer aplicativo que você tenha no seu PC é usando uma impressora virtual. Eu recomendo que você tenha uma impressora virtual mesmo que você já utilize os aplicativos que eu citei anteriormente que já permitem criar arquivos PDF, pois, caso você necessite criar estes arquivos a partir de um outro aplicativo, você já estará pronto para isso.

O que é uma impressora virtual?

Uma impressora virtual é uma impressora que só existe virtualmente, ela não corresponde a um dispositivo físico. Ela só existe na definição no seu PC. Ou seja, mesmo se você não possui uma impressora física, você pode ter uma impressora virtual. E se você possui uma impressora física, você também pode ter uma impressora virtual. Continue lendo que tudo ficará mais claro para você.

A impressora virtual faz os aplicativos “pensarem” que ela é uma impressora física, e por isso os aplicativos interagem com ela como se fosse. Mas ao invés de enviar os dados que ela recebe dos aplicativos para serem impressos, ela os salva no disco em formato PDF.

Portanto, ela pode ser usada em qualquer aplicativo que permita que o conteúdo seja impresso. Se você pode enviar o conteúdo para uma impressora física, você pode enviá-lo para uma impressora virtual também.

Como criar uma impressora virtual no Windows

Existem vários aplicativos que criam impressoras virtuais no Windows. Estas impressoras virtuais estão prontas para “imprimir” os dados de qualquer aplicativo em arquivos PDF. Nós não precisamos fazer nada além de instalar o aplicativo e usar a impressora que ele cria.

Eu imagino que vários de vocês, leitores, já utilizam impressoras virtuais, e você pode mencionar qual aplicativo você utiliza nos comentários, e o que gosta nele. Eu vou mostrar aqui como usar a impressora virtual que vem juntamente com o Foxit Reader, que é um leitor de arquivos PDF leve (mais leve que o oficial da Adobe), e traz este “brinde” que é uma impressora virtual. Eu não estou ganhando nada para citar este aplicativo, estou mencionando-o pois é este que eu uso.

Para quem está acostumado com o visual das ferramentas do Microsoft Office, verá que o visual do Foxit Reader é bem semelhante.

Para começar, baixe o aplicativo Foxit Reader na página de Download do site, clicando no botão Free Download:

Ao clicar neste botão, você verá um painel onde deverá selecionar a linguagem e sistema operacional que você quer baixar. No campo Language selecione a opção Portuguese, e clique no botão Download para baixar o instalador do aplicativo.

Aguarde alguns segundos para que o download se inicie. Você verá em seguida algumas perguntas de satisfação sobre o download do arquivo, você não precisa respondê-las se não quiser.

Execute o arquivo que você baixou para iniciar a instalação do Foxit Reader. No meu caso, como eu uso o navegador Chrome, basta clicar no ícone que mostra o download concluído na parte inferior da janela.

Pode ser que antes de iniciar a instalação, o Windows peça autorização para executar o instalador. Confira se o nome do programa e o fornecedor são a Foxit, e autorize a instalação.

Na primeira janela do instalador, clique em Next.

Na tela seguinte, basta manter a opção indicada e clicar em Next para aceitar os termos de uso do aplicativo:

Em seguida, você selecionará o local onde o aplicativo será instalado. Pode manter o padrão sugerido pelo instalador, e clicar em Next:

Na tela seguinte, você pode escolher quais componentes deseja instalar. Eu costumo manter as opções sugeridas pelo instalador. Para continuar, clique em Next:

Na última tela de instalação, veja as opções que você deseja marcar. Como eu prefiro o Foxit Reader ao visualizador padrão do Windows, eu marco a opção para utilizá-lo como visualizador padrão para o formato PDF (Set Foxit Reader as the default PDF Viewer). Além disso, eu marco também a última opção, que faz com que a impressora virtual que ele criará seja a minha impressora padrão.

Confira as opções que você deseja, e clique em Next ao final para continuar:

Na tela seguinte, ele te dá a opção de ligar ou não o modo de segurança. Eu recomendo manter esta opção ligada para maior segurança principalmente se você costuma abrir arquivos PDF baixados da Internet. Clique em Next para continuar:

Por fim, ele mostrará um resumo de todas as opções escolhidas. Clique em Install para iniciar a instalação:

Para concluir a instalação, clique em Finish.

Eu recomendo fazer mais alguns passos que vou explicar ainda neste artigo. Portanto, se você está seguindo este tutorial, continue até o final.

Como usar a impressora virtual

Para usar a impressora virtual é fácil. Note que você não precisa usar o aplicativo Foxit Reader para imprimir, OK? Eu vou falar mais sobre ele daqui a pouco. A impressora virtual funciona em qualquer aplicativo que permita imprimir conteúdo, não só nele.

Para usar a impressora virtual em qualquer aplicativo, basta imprimir algum conteúdo. Você pode usar o menu do aplicativo em questão ou o atalho CTRL + P no Windows.

Quando receber o painel de impressão, basta selecionar a impressora chamada Foxit Reader PDF Printer:

Com a impressora virtual selecionada, clique no botão Imprimir.

Em seguida, basta selecionar a pasta onde você quer gravar seu arquivo, e se quiser poderá alterar o nome do arquivo PDF que será criado:

Basta então clicar no botão Salvar e o arquivo PDF será criado.

Diferença de formatação na impressora virtual

Neste ponto, vale a pena eu esclarecer um ponto que pode causar alguma confusão. Existem aplicativos que usam uma formatação diferente para arquivos impressos em relação ao que você está vendo na tela.

Os navegadores são um exemplo disso. Eles imprimem o conteúdo da página do site que você vê na tela usando uma formação mais simples para economizar tinta. No entanto, como o aplicativo vê a impressora virtual como uma impressora normal, ele irá utilizar esta formatação mais simples para enviar os dados para ela.

Por isso, o arquivo PDF final pode ter uma formatação diferente daquilo que você está vendo na tela. Lembre-se da regra: você verá o conteúdo no arquivo PDF exatamente como ele sairia na impressão em papel, ficou claro?

Como mudar a linguagem do FoxitReader para Português

Você já pode usar a impressora virtual assim que terminar a instalação. No entanto, pelo menos até a versão disponível quando este post foi escrito, o Foxit Reader é instalado em inglês mesmo que o sistema operacional esteja em português. Por isso, se você pretende usá-lo como leitor de PDFs, você pode mudar a linguagem manualmente (não se incomode com isso se você só pretende usar a impressora virtual).

Ao iniciar o Foxit Reader, ele mostrará um painel informando que para obter suporte gratuito ao aplicativo, você precisará se registrar. Se você quiser, faça o registro clicando em Register, senão clique em Not now.

Para alterar a linguagem do Foxit Reader para Português, clique na aba File (passo 1) e em Preferences (passo 2), conforme mostra a imagem a seguir:

Na janela que se abriu, clique em Languages do lado esquerdo (passo 1) No painel do lado direito localize e marque a opção Portuguese_Brazilian (passo 2), e clique no botão OK (passo 3):

Ele solicitará para baixar o arquivo necessário. Clique em OK, e ao final, ele mostrará a seguinte janela para autorizar a mudança de linguagem:

Clique em OK. Para efetivar a alteração, ele precisará reiniciar o Foxit Reader. Clique em Restart Now para ele fazer isso agora, ou Restart Later para que você mesmo feche o aplicativo e o reinicie depois.

Você verá então o aplicativo com a interface na Língua Portuguesa (clique na imagem para abri-la em tamanho maior, se desejar):

Como remover o Foxit Cloud

Eu, particularmente, não utilizo a funcionalidade de nuvem do Foxit, eu prefiro usar o Dropbox. Por isso, para não ficar recebendo os alertas sobre o Foxit Cloud, eu prefiro removê-lo.

Este recurso mostra um painel de vez em quando para você se cadastrar nele. Para fechar este painel, basta clicar no X no cando direito superior, como mostra a imagem a seguir:

Se você optar pela remoção desta parte do aplicativo (isso não impede o funcionamento do Foxit Reader ou da impressora virtual), basta abrir o Painel de Controle no seu Windows.

Navegue até o gerenciador de programas. No Windows 8, basta clicar no link Desinstalar um programa em Programas:

Localize e selecione o aplicativo Foxit Cloud (marque apenas esta opção, não selecione a opção Foxit Reader, este tem que ficar). Depois, clique em Desinstalar:

Pronto! É isso!

Conclusão

Espero que este tutorial seja útil para você. Como você pode ver, criar arquivos PDF pode ser útil. Com estas dicas, você poderá criar estes arquivos a partir de quase todos os aplicativos em seu PC (de todos os que permitirem impressão).

De posse destes arquivos, você pode compartilhá-los ou guardá-los para imprimir posteriormente, como eu expliquei. Acredito que assim você economizará mais papel e terá mais eficácia ao compartilhar documentos e outros conteúdos não-editáveis.

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