Como usar o Microsoft Office na web sem pagar nada

Eu já falei aqui no blog sobre discos virtuais (clique no link para ler o artigo), onde eu mencionei o SkyDrive, que é o serviço de armazenamento virtual da Microsoft. Este serviço oferece gratuitamente 7GB de espaço aos usuários, tornando-se uma opção muito interessante para guardar arquivos na nuvem. Mas o que nem todo mundo sabe é que este serviço também oferece outro atrativo muito interessante: as ferramentas do Microsoft Office na web. De graça.

É isso mesmo. A Microsoft resolveu concorrer para valer com a Google e seu Google Drive (antigo Google Docs), que oferece a funcionalidade de edição de documentos, planilhas e apresentações na web. Mas a Microsoft tem com uma grande vantagem: seus aplicativos (Word, Excel e PowerPoint) já são muito conhecidos do grande público.

No SkyDrive, você pode usar a versão web destes aplicativos sem pagar nada por isso, e sem pirataria. Para quem precisa de vez em quando editar ou abrir um documento nestes formatos (que convenhamos, raramente abrem com o mesmo visual em outras ferramentas que não seja o Microsoft Office), é uma excelente opção para não ter que gastar com o pacote Office.

Como usar o SkyDrive

Para usar o SkyDrive é muito fácil. É só acessar o seguinte site:

http://skydrive.live.com

Se você já tiver um usuário do antigo MSN, Live.com, Hotmail.com, ou qualquer dos serviços da Microsoft, você só precisará fazer o login com seu usuário. Se não tiver, poderá criar um novo usuário.

Eu não vou focar na funcionalidade de disco virtual do SkyDrive neste artigo. Mas é importante saber que além das funcionalidades do site que mostrarei, você poderá instalar um software no seu computador que sincronizará todos os arquivos que estão no seu disco virtual do SkyDrive com o disco local de seu computador. Assim, você poderá utilizar estes arquivos mesmo se estiver offline.

Como mudar o idioma do site

Se ao entrar no site os menus e textos estiverem em inglês, você poderá alterar o idioma para o português. Para fazer isso, vá até o rodapé da página, onde você verá um texto com o idioma que está sendo usado. Por exemplo, se estiver em inglês, o texto será English (United States). Clique sobre este texto, e você verá um painel onde poderá selecionar qual idioma deseja utilizar. Selecione Português (Brasil) e clique no botão Salvar.

Isso fará com a interface do SkyDrive seja apresentada em português.

Como criar documentos, planilhas e apresentações

Para criar um arquivo (incluindo documentos, planilhas ou apresentações) do Microsoft Office no SkyDrive, basta ir ao menu principal no topo da página e clicar no item Criar. Você verá um menu com as opções dos tipos de arquivos que você pode criar e editar no SkyDrive:

Se escolher por exemplo criar uma apresentação do PowerPoint, basta clicar em Apresentação do PowerPoint (bem intuitivo, não é?). Você verá então um pop-up para definir o nome do arquivo.

No primeiro painel de criação da apresentação, você verá as opções de tema (template) que pode utilizar, assim como na versão do PowerPoint para desktop.

Depois de definir o tema, você verá a interface do PowerPoint web app, que é bem semelhante à versão desktop.

O funcionamento dos demais tipos de arquivo é semelhante. Você verá que em todas as versões web dos aplicativos do SkyDrive são muito parecidos com suas respectivas versões dos aplicativos do Microsoft Office para desktops. Veja abaixo a interface do Word web app:

Veja também o Excel web app:

Para fechar o arquivo, basta clicar no X no canto superior direito da página.

Como editar arquivos já existentes

Depois que você criar ou fizer upload de seus arquivos para o SkyDrive, você poderá editá-los (apenas aqueles com formatos suportados). Para isso, basta clicar no arquivo, ele abrirá uma pré-visualização do mesmo. Neste painel, você terá as opções para abrir o arquivo no próprio SkyDrive (usando a versão web do aplicativo) ou a opção de abrí-lo no aplicativo nativo do Microsoft Office no seu computador. Note que a opção nativa só funciona se você estiver utilizando Windows e se seu browser for o Internet Explorer.

Para usar o SkyDrive, é só selecionar a segunda opção, que é a da versão web do aplicativo. Note que você poderá editar os arquivos nos formatos nativos do Microsoft Office e também no formato ODF (é isso mesmo!).

Como obter um arquivo local a partir do SkyDrive

Os arquivos que você salvar no SkyDrive podem ser sincronizados automaticamente com seu computador usando o software provido pela Microsoft no próprio site do SkyDrive. Com isso, as edições que você faz na web são sincronizadas nos arquivos que estão também fisicamente no seu computador.

Mas se você quiser salvar um arquivo local diretamente dos aplicativos web, basta clicar no arquivo, de forma a abrir a visualização dele. Clique no menu Arquivo, do lado esquerdo. Ele abrirá um novo menu. Clique em Salvar como, que mostrará um novo painel com a opção Download.

Basta clicar em Download para você poder salvar um arquivo no formato nativo selecionado do SkyDrive para o seu disco local.

Como transferir um arquivo para o SkyDrive

Se você tem um arquivo no seu computador e quiser enviá-lo para o SkyDrive, você poderá fazer isso através da interface web ou do sincronismo se utilizar o software do SkyDrive no seu computador.

Na web, primeiro navegue para a pasta do SkyDrive onde você quer colocar seu arquivo. Depois, é só clicar no menu em Carregar. Ele abrirá uma janela para você localizar o arquivo que quer fazer upload.

Como escolher o formato default dos arquivos

Uma das coisas que eu sentia falta no Google Drive era de poder editar arquivos no formato ODF. Surpreendentemente, o SkyDrive oferece esta funcionalidade! Você pode editar arquivos nos formatos padrão do Microsoft Office e no formato ODF (Open Document Format), e você pode também selecionar qual é o formato default que você quer que seus arquivos sejam criados.

Mas lembre-se: depois que o arquivo é criado num determinado formato, se você mudar a opção default, isso não muda o formato do arquivo já criado. A mudança só se aplicará a novos arquivos.

Para escolher o formato default dos arquivos novos, clique no ícone de engrenagem ao lado do seu nome, do lado direito do menu superior, e clique em Opções. Do lado esquerdo, clique em Formatos de arquivo do Office:

Selecione a opção desejada e clique em Salvar.

Outras funcionalidades

O SkyDrive oferece algumas funcionalidades úteis para o usuário. Para começar, ele faz versionamento dos arquivos editados através dos aplicativos web. Isso significa que ele salva as versões dos arquivos conforme você os abre para edição e depois fecha. Se você quiser, você poderá visualizar ou até mesmo restaurar uma versão anterior de um arquivo.

Para visualizar as versões disponíveis, basta clicar num arquivo para abrir a visualização dele. Clique então em Arquivo, no menu do lado esquerdo, que abrirá um novo menu. Na opção Informações, você encontrará o item Versões Anteriores. Basta clicar nele para ver as versões anteriores deste arquivo. Clique em cada item para visualizá-lo.

Outra funcionalidade útil é a de compartilhamento, onde você pode compartilhar arquivos com outras pessoas, permitindo que elas visualizem ou até editem arquivos usando o SkyDrive. Esta opção pode ser útil caso você precise trabalhar com mais alguém no mesmo arquivo.

Para compartilhar arquivos, basta abrir o arquivo na visualização, clicar em Arquivo no menu, e depois na opção Compartilhar. Você poderá então escolher entre compartilhar com outras pessoas, ou obter o código HTML para inserir seu arquivo em seu site ou blog.

Ainda neste menu Arquivo, você encontrará uma opção para imprimir seu arquivo diretamente da web, sem precisar baixá-lo e abrí-lo numa ferramenta local.

Além disso, o Excel web e PowerPoint web tem salvamento automático. Ou seja, o arquivo é salvo conforme você vai editando-o, você não precisa salvá-lo manualmente. Mas você precisará salvar os documentos do Word, clicando no ícone de um disquete (!) que fica no canto esquerdo superior.

É importante também ressaltar que o SkyDrive trabalha com o conceito de Lixeira. Ou seja, os arquivos que você remove não são completamente removidos, mas vão para a lixeira. É bom ter isso em mente pois, se você apagar arquivos para liberar espaço no seu disco, lembre-se que o espaço não será liberado até que você limpe a lixeira.

Para fazer isso, na tela principal do SkyDrive, clique em Lixeira do lado esquerdo na parte inferior da página. Você verá no menu principal, no topo da página, a opção Esvaziar lixeira. Basta clicar nela para apagar todos os arquivos em definitivo. Se você quiser restaurar algum arquivo, basta marcá-lo e clicar em Restaurar, no menu principal.

Finalizando…

O SkyDrive não foi desenvolvido para ser uma ferramenta de uso contínuo por profissionais que dependem de aplicativos Office, até porque ele pode ser um pouco lento para executar algumas tarefas, e eu tive alguns problemas para abrir arquivos muito grandes (justiça seja feita, também tenho problemas com arquivos muito grandes no desktop). Mas se você precisa usar apenas de vez em quando, e não vê necessidade de pagar uma licença completa do Microsoft Office, esta é uma excelente opção para você.

Ou pode ser que você seja adepto do software livre e utilize diariamente ferramentas como o Open Office ou Libre Office, mas alguns de seus amigos e/ou clientes usam o Microsoft Office. Então quando eles enviam arquivos do Microsoft Office para você, você tenta abrir nos aplicativos que possui, mas nem sempre o resultado é fiel ao original. Neste caso, o SkyDrive será uma ótima opção para você visualizar e até mesmo editar estes arquivos esporádicos.

De qualquer forma, se você não conhece o SkyDrive, ele literalmente não custa nada para experimentar. Experimente, e conte aqui o que você achou.